Wiele firm na polskim rynku przejmuje na siebie obowiązki powiązane z organizacją konferencji. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie takiego wydarzenia po prostu wynajmuje fachowców i przedstawia im swoje oczekiwania, które oni zobowiązują się spełnić za odpowiednią opłatą. Jest to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale też bezpieczne, ponieważ klient wie, że wszystko będzie przygotowane najlepiej jak można.

Profesjonalni organizatorzy konferencji mają tą przewagę, że działalność w danej branży daje im ogromne doświadczenie, dzięki czemu istnieje zdecydowanie mniejsze ryzyko, że jakiś element zostanie pominięty czy też coś pójdzie nie tak jak powinno. Kompleksowa organizacja to znalezienie odpowiedniego miejsca, takiego jak sale konferencyjne, a także jego zaaranżowanie, czyli wyposażenie w sprzęt audiowizualny, multimedialny czy nagłośnienie. Można też liczyć na to, że w przypadku imprez międzynarodowych firma weźmie na siebie zatrudnienie tłumaczy, a także hostess, które zapewniają bieżącą obsługę konferencji. Dodatkowo można zdecydować się na catering, usługi transportowe czy zorganizowanie programu rozrywkowego.